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陇桥学院学生学籍学历电子注册工作管理实施办法
作者: 来源: 发布时间:2015年03月17日 点击数:

学籍学历电子注册制度是国家为了维护高等学校的合法权益,保证高等教育质量,维护国家学历制度和学历证书的严肃性,于2001年正式开始实施的学籍学历管理制度。根据《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》、《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》、《高校学生获得学籍及毕业证书政策告知》的精神,为加强学院学籍管理,完善学籍学历电子注册制度,特制定本办法。

第一条  职责分工

招生办公室负责提供录取新生数据库,并按照国家招生规定和教育部《普通高等学校学生管理规定》(教育部第21号令)的有关要求进行新生入学资格复查。

教务处负责新生的信息采集、学籍电子注册;毕业生信息采集、资格审查、学历电子注册、学历证书、学位证书的资格审查及发放等工作。

第二条  新生学籍电子注册

(一)学院只负责对按国家招生规定经省级招生办公室办理录取手续的新生进行学籍电子注册。凡未按国家有关规定招收的学生,学院不予学籍注册。学籍电子注册是学历证书电子注册的重要依据,凡未经学籍电子注册的学生,不能颁发学历证书和进行学历证书电子注册。

(二)各系应指派专门的学籍管理员,负责本系报到学生人数的统计、新生的报名和信息采集工作。

(三)新生报到后三个月内由教务处组织各系对全体新生进行思想品德、文化水平、身体状况等进行审查,审查合格取得学籍的学生方可进行电子注册。

(四)教务处将教育部下载的数据与各系提供的新生信息及招生就业处提供的新生录取库进行逐一核实,按照教育部电子注册信息的要求和规定核对有关信息,信息内容主要包括:考生号、姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、入学年月、录取院校、专业、层次、录取类型等。核对无误的,学生应在“新生学籍电子注册校对单”上签字确认。录取信息有误或没有录取信息的,在“新生学籍电子注册校对单”上注明,并提供正确信息及证明材料以书面形式报教务处。

(五)教务处按教育部《学籍学历管理平台—高校用户使用手册》要求,对录取信息不完整的及时进行补充,对放弃入学资格、取消入学资格、保留入学资格的学生,按照要求进行标注。

(六)对于教育部库中没有的学生,及时与招生办公室联系进行复核。如属于新生所在地招办漏报的,催促其向教育部补报数据,确保这部分学生补注册的顺利完成。若属未经省级招办批准录取的学生,坚决要求退回,并调查事情经过,妥善处理遗留问题,同时对相关责任人进行处理。

(七)在省级教育行政主管部门规定的时间内,登陆“中国高等教育学生信息网”进行新生学籍注册数据上报。

(八)对于上传后经教育部审查,反馈“待审核”的数据,要查明原因并及时向教育厅提供相关材料,审核通过后及时进行学籍注册。

(九)每年12月上旬,学院公布省、校两级新生学籍注册信息查询网址。网上公布的主要信息内容为:学校名称、姓名、性别、专业、层次、入学日期等,学生上网查询只需输入本人姓名和身份证号码或本人姓名和考生号即可查询到本人的学籍注册情况。

第三条  学籍异动信息的处理

学籍异动由教务处主管学籍人员受理,异动范围包括学生在校期间的休学、复学、退学、留级、转专业、转学等。教务处应及时为异动学生办理手续并形成文件,同时在教育部的“学籍学历管理信息平台”上对学籍异动信息进行标注处理。

每年9月份对上一学年度的学籍异动情况进行汇总,向教育厅上报《学籍异动情况统计表》。

第四条  学籍信息改动处理

(一)学生入学前已更改个人信息的,造成个人信息与学籍信息不符者,须由学生本人向教务处提供相关机关出具的办理证明,经教务处审核无误后报省教育厅审批,省教育厅审批通过后,教务处及时变更并上网公布。

(二)学生在校期间学籍信息未经允许不得变更。如确需变动姓名、出生日期、身份证号码、民族等关键信息的,须由学生本人书面申请,学院审核签署意见并加盖公章,同时提交本人户籍所在地公安机关出具的有效户籍变更证明原件报省教育厅审批,经省教育厅审批通过后,教务处及时变更并上网公布。
     第五条  毕业生信息采集工作

(一)教务处负责提取、生成毕业生信息库。

(二)学生本人须对“陇桥学院****届本科毕业生学历电子注册信息校对单”上的信息进行校对。校对单经学生本人签字,毕业班辅导员复查签名,系主任审查签名并加盖系公章后报教务处。

(三)学生第七学期开学初,由教务处负责与新华社甘肃分社联系,根据次年预计毕业生人数确定信息采集时间。

(四)如未能按时参加学院组织的毕业生信息采集者,待新华社甘肃分社确定补拍时间后,学生自行前往进行补拍。

(五)毕业生应在信息采集40天后,登录“中国高等教育学生信息网”进行信息校对,信息无误者点击确定并提交;信息有误者应及时联系教务处进行核实。

第六条  毕业生学历电子注册

(一)教务处对毕业生资格进行审查后,将符合条件的毕业生信息于每年的5月中旬报省教育厅进行学历电子注册。

(二)毕业生注册信息有错漏需要更正、补报的,教务处要与省教育厅联系,出具相关证明材料,及时更正、补报。

(三)省教育厅审核通过后的毕业生电子注册信息于每年毕业生离校时公布在“中国高等教育学生信息网”,为毕业生和用人单位提供网上毕业证书查询。

 第七条  本办法自印发之日起执行,由教务处负责解释。

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